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EDVGT: EEAR mit Informationen zum rechtssicheren Scannen

Der von Dr. Astrid Schumacher (BSI) moderierte Arbeitskreis der Europäischen EDV-Akademie des Rechts gGmbH befasste sich mit Fragen des rechtssicheren Scannens. Im Mittelpunkt stand hierbei das ersetzende Scannen in der Form, dass nach dem Einscannen von in Papier eingehenden Dokumenten das papiergebundene Original vernichtet und ausschließlich das elektronische Duplikat erhalten bleibt.

Hierzu stellte zunächst Sebastian Broßette die Ergebnisse der Fragebogenaktion des Deutschen EDV-Gerichtstages vor. Im Rahmen einer Befragung von Herstellern und Anwendern von Scan-Lösungen wurde ermittelt, dass insbesondere das Fehlen bereichsspezifischer Regelungen zum Beweiswert eingescannter Dokumente, wenigstens aber das Nichtvorhandensein technischer Richtlinien eine wesentliche Hürde für das ersetzende Scannen darstellt. Auch die Ergebnisse des zu diesem Thema in Berlin veranstalteten Workshops wurden referiert. Die dort entwickelten Thesen mündeten in der nunmehr eingeleiteten Entwicklung einer technischen Richtlinie für das erstzende Scannen durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie.

Im Anschluss hieran schilderte Herr André Kleck die Massenbelegerfassung mit qualifizierter Signatur bei der Kfz-Zulassungsstelle (KFA) Berlin. Er erläuterte, dass die KFA ihre Unterlagen zunächst auf microverfilmte und aufbewahrte. Das Wiederauffinden wurde mittels der in einem Fachverfahren erfassten Microfilmnummer ermittelt. In jüngerer Zeit wurde dann auf Microverfilmung und Papierarchiv verzichtet. Stattdessen werden die Dokumente nunmehr nach definierten Anforderungen des KFA digitalisiert und nach Freigabe datenschutzsicher vernichtet. Herr Kleck zeichnete den Dokumentenfluss und die Dokumentenbehandlung einschließlich Qualitätssicherungsmaßnahmen und qualifizierter Signatur nach. Schließlich wurden auch andere Bereiche, in denen derartige Massenbelegerfassungen erforderlich sein können, aufgezeigt.

Abschließend berichteten Walter Mock und Hansjörg Reiter aus Sicht der Bundessteuerberaterkammer über den praktischen Einsatz von Scannern in der Steuerberaterpraxis. Sie schildern die Vorgänge, die in ihrem Tätigkeitsumfled zu einer wesentlichen Arbeitsvereinfachung geführt haben. Zwar müsse noch in der Regel der Papierbeleg aufbewahrt werden, aber auch das Ablagesystem könne wesentlich schlanker gehalten werden. Zudem erhöht die digitale Vorhaltung der Dokumente die Verfügbarkeit, so dass auf dasselbe Dokument von zwei Stellen gleichzeitig zugegriffen werden kann. Darüber hinaus bietet die EDV Zeitersparnisse bei der Buchung von Belegen, die nun auch mandantenseitig gescannt und auf einer sicheren Verbindung an den Steuerberater übermittelt werden können.

Full post as published by LAWgical on September 16, 2010 (boomark / email).